En los proyectos de cambio de ERP, uno de los pasos más importante es la migración de datos. Este paso consiste en exportar la información a Excel para revisarla, acotarla, transformarla y preparar su traslado al nuevo sistema. Sobre el papel parece sencillo, pero en la práctica, puede convertirse en una tarea laboriosa: hay que entender qué contiene cada archivo, detectar errores, decidir qué información sigue siendo útil y organizarla para que pueda importarse correctamente.
En CiberLog te acompañamos durante este proceso para que la migración a Odoo sea más clara y manejable.
El primer paso: sacar los datos del ERP actual
Antes de empezar a trabajar con Excel, conviene identificar qué información necesita la empresa en el nuevo ERP. Según los procesos y módulos que se vayan a implantar, puede ser necesario revisar datos como:
- Clientes y proveedores.
- Productos y servicios.
- Tarifas y listas de precios.
- Contactos y direcciones.
- Pedidos, facturas, cartera u otros registros, cuando el alcance del proyecto lo requiera.
- Información adicional específica de la empresa.
El sistema de origen no siempre permite exportar todo de la misma manera. A veces, los datos están repartidos entre varios listados; otras, los nombres de las columnas no son claros o algunos campos necesarios no aparecen a primera vista. Por eso, antes de exportar masivamente, es importante acordar qué información se quiere trasladar y con qué finalidad.
Limpiar Excel puede ser más complicado de lo que parece
Una vez exportados los datos, toca revisarlos. Es habitual encontrar clientes duplicados, productos descatalogados, contactos incompletos, formatos distintos para un mismo dato o registros que llevan años sin utilizarse.
Limpiar esa información no consiste simplemente en borrar filas antiguas. Un dato que parece obsoleto podría seguir siendo necesario para una consulta, una relación con otro registro o una obligación del negocio. También puede ocurrir que dos entradas parecidas correspondan a clientes distintos.
Por eso, cada decisión de limpieza debe tomarse con criterio y conocimiento del funcionamiento de la empresa ya que una revisión apresurada puede dejar fuera información útil o trasladar errores al nuevo sistema.
Cómo preparar los datos antes de importarlos en Odoo
Una preparación ordenada suele incluir varios pasos:
- Definir qué se va a migrar. Acordar qué datos son necesarios para empezar a trabajar en Odoo y cuáles quedan fuera del alcance.
- Revisar la calidad de la información. Detectar duplicados, campos vacíos, errores de formato e incoherencias.
- Decidir qué registros conservar. Confirmar con las personas responsables qué información sigue teniendo valor para la actividad diaria.
- Adaptar las columnas. Organizar los datos de acuerdo con los campos que necesita Odoo y con la estructura acordada para la importación.
- Validar una muestra. Comprobar que los registros quedan correctamente relacionados y se muestran como espera el equipo antes de avanzar con el conjunto completo.
Este trabajo requiere coordinación entre quienes conocen los datos del ERP actual y quienes preparan la migración. Cuanto más clara sea esa colaboración, más fácil será detectar incidencias a tiempo.
CiberLog te ayuda a hacer más sencilla la migración a Odoo
En CiberLog te ayudamos a revisar la información del sistema actual, identificar qué datos conviene trasladar y preparar los archivos para el nuevo entorno. Te acompañamos para que las decisiones sobre qué conservar, corregir o descartar se tomen con sentido y según las necesidades reales de tu empresa.
Cada cambio de ERP es distinto. Por eso, el proceso se adapta a los sistemas de origen, la calidad de los datos y los módulos de Odoo que se vayan a utilizar. El objetivo es que la información llegue organizada y que el equipo pueda empezar a trabajar con una base coherente.
Cambiar de ERP no tiene por qué convertirse en una montaña de hojas de cálculo. Con una planificación adecuada y el acompañamiento de CiberLog, preparar los datos para Odoo puede ser un proceso mucho más claro y fácil de gestionar.